Saying No Politely
Use these phrases to decline social invitations, work requests, or offers politely without causing offense or awkwardness.
Key Phrases
Heute schaffe ich das leider gar nicht, ich muss echt passen.
casualI really can't make it today, I'll have to pass.
Informal idiom among friends or close peers; 'passen müssen' means to sit this one out.
Danke für die Einladung, aber ich kann an dem Tag leider nicht kommen.
neutralThanks for the invitation, but unfortunately I can't come that day.
Versatile standard formulation suitable for coworkers, acquaintances, and casual gatherings.
Vielen Dank für die freundliche Einladung, aber ich muss dieses Mal leider absagen.
politeThank you very much for the kind invitation, but unfortunately I have to decline this time.
Formal and respectful; best suited for business associates, clients, or formal events.
Ich würde wirklich gerne mitkommen, aber es klappt im Moment zeitlich einfach nicht.
neutralI'd really love to come along, but timing-wise it just doesn't work right now.
Softens the rejection by expressing sincere interest through the Konjunktiv II ('würde gerne').
Seien Sie mir bitte nicht böse, aber mir ist kurzfristig etwas Dringendes dazwischengekommen.
politePlease don't hold it against me, but something urgent came up on short notice.
Formal phrasing ('Sie') that cushions an unexpected cancellation or polite decline.
Ich habe an diesem Abend leider schon etwas vor, das ich nicht verschieben kann.
neutralUnfortunately, I already have plans that evening that I cannot reschedule.
Establishes a firm scheduling conflict without having to reveal private personal details.
Ich hatte eine furchtbar anstrengende Woche und brauche heute einfach etwas Ruhe auf der Couch.
casualI had a terribly exhausting week and just need some quiet time on the couch today.
Honest, casual explanation for declining evening plans when you simply need rest.
Voll lieb von dir, aber danke, das kriege ich schon alleine hin.
casualSuper sweet of you, but thanks, I can manage on my own.
Warm, conversational way to refuse assistance without sounding defensive.
Das ist wirklich sehr aufmerksam von Ihnen, aber ich komme ganz gut alleine zurecht.
politeThat's very thoughtful of you, but I can manage quite well on my own.
Polite professional refusal when a colleague or client offers unsolicited help.
Wollen wir das nicht einfach nächste Woche nachholen, wenn es etwas ruhiger ist?
casualWhy don't we just catch up next week instead when things are a bit calmer?
Signals clear interest by taking the initiative to propose another meeting date.
Könnten wir unser Treffen vielleicht auf übernächste Woche verschieben?
neutralCould we perhaps postpone our meeting to the week after next?
Polite subjunctive suggestion ('Könnten wir') to move an appointment.
Lass uns das auf jeden Fall im Auge behalten und die Tage noch mal telefonieren.
neutralLet's definitely keep that in mind and talk on the phone again in a couple of days.
Maintains a friendly connection when a specific replacement date cannot be set yet.
Für mich bitte nichts mehr, danke, ich bin wirklich schon pappsatt.
casualNothing more for me, thanks, I'm really completely full.
Colloquial term ('pappsatt') used around friends and family when turning down another helping.
Es ist wirklich schade, denn ich hätte mich sehr auf unser Treffen gefreut.
neutralIt's a real shame, because I had really been looking forward to our meeting.
Shows sincere appreciation for the relationship despite turning down the plan.