B1Spanish

Filing a Complaint

Use these phrases to confidently explain a problem, request a refund, and escalate an issue at a bank or administrative office.

Key Phrases

Voice
State intention to complain · 2 ways to say it

Me gustaría poner una queja formal, por favor.

polite

I would like to file a formal complaint, please.

A respectful but firm way to begin the interaction with staff.

Vengo a hacer un reclamo sobre un problema con mi cuenta.

casual

I'm here to file a claim about a problem with my account.

Use 'hacer un reclamo' for banking issues, especially in Latin America.

Explain unauthorized charge · 2 ways to say it

Hay un cargo en mi tarjeta de crédito que yo no autoricé.

neutral

There is a charge on my credit card that I did not authorize.

Clear and direct phrasing for suspected identity theft or card fraud.

Me cobraron algo que no compré.

casual

They charged me for something I didn't buy.

More conversational; often used before explaining the full details.

Explain double charge

Me han cobrado dos veces la misma factura.

neutral

I have been charged twice for the same bill.

Request fix or refund · 3 ways to say it

Me gustaría solicitar el reembolso de mi dinero.

polite

I would like to request a refund of my money.

Necesito que solucionen este error lo antes posible.

neutral

I need you to fix this error as soon as possible.

Uses the present subjunctive ('solucionen') to state a strong requirement.

Quiero que me devuelvan el dinero.

casual

I want my money back.

Direct and demanding; use only when you are frustrated or speaking informally.

Express frustration · 2 ways to say it

Ya he llamado varias veces y todavía no tengo una solución.

neutral

I've already called several times and I still don't have a solution.

Llevo semanas esperando una respuesta y nadie me ayuda.

casual

I've been waiting weeks for an answer and nobody helps me.

Ask for manager · 2 ways to say it

¿Podría hablar con el gerente de la sucursal, por favor?

polite

Could I speak with the branch manager, please?

¿Puedes llamar a tu supervisor?

casual

Can you call your supervisor?

Ask for reference number

¿Me puede dar un número de referencia para este reclamo?

neutral

Can you give me a reference number for this claim?

Always ask for this so you have proof of the interaction.

Threaten to escalate · 2 ways to say it

Si no pueden resolverlo hoy, tendré que cerrar mi cuenta bancaria.

neutral

If you can't resolve it today, I will have to close my bank account.

Voy a tener que presentar una denuncia en la oficina del consumidor.

polite

I'm going to have to file a complaint with the consumer office.

A formal escalation step if the bank refuses to help.

Practice Dialogue

Bank Staff
Buenos días, ¿en qué le puedo ayudar?
Customer
Hola. Vengo a hacer un reclamo. Hay un cargo en mi tarjeta que yo no autoricé.
Bank Staff
A ver, déjeme revisar. ¿Tiene su documento de identidad y la tarjeta?
Customer
Sí, aquí tiene. Es un cobro de cien euros que apareció ayer.
Bank Staff
Bueno... veo el cargo aquí. Parece que es una suscripción anual.
Customer
Pero yo no compré nada. Necesito que solucionen este error y me devuelvan el dinero.
Bank Staff
Entiendo. Voy a bloquear la tarjeta por seguridad y empezamos el trámite.
Customer
Perfecto. ¿Me puede dar un número de referencia para este reclamo?
Bank Staff
Claro que sí. En un momento le imprimo el comprobante con el número.

More Banking & Daily Admin (B1)

← All Spanish survival phrases